Télécharger Kelio : logiciel gestion RH gratuit

Kelio gère les plannings et les temps de travail de plus de 3 millions de salariés à travers le monde, selon les données publiées par Bodet Software, l'éditeur français derrière cette solution. Si vous cherchez à télécharger ce logiciel RH, autant être direct : la démarche n'est pas aussi simple que de récupérer un fichier .exe sur un site de téléchargement classique. Voici tout ce que vous devez savoir, sans détour.

Kelio, c'est quoi exactement ?

Kelio est une suite logicielle développée par Bodet Software, entreprise française fondée en 1868 à Trémentines, dans le Maine-et-Loire. Ce groupe, historiquement connu pour ses horloges et systèmes de pointage, a évolué vers les solutions de gestion du capital humain (HCM). Kelio en est le produit phare côté logiciel.

La suite couvre plusieurs domaines RH : gestion des temps et activités, planification des équipes, gestion des absences, paie et même recrutement. C'est une plateforme modulaire, ce qui signifie que chaque entreprise active uniquement les briques dont elle a besoin. Pratique, mais cela implique que le logiciel n'existe pas en version "universelle" à télécharger librement.

Franchement, Kelio s'adresse avant tout aux PME et aux ETI. Les TPE de moins de 10 salariés trouveront probablement la solution surdimensionnée. En revanche, dès qu'une organisation gère des horaires complexes, des roulements ou du travail posté, Kelio devient particulièrement pertinent.

Télécharger Kelio : comment ça fonctionne vraiment

Soyons clairs : Kelio n'est pas un logiciel en téléchargement libre sur des plateformes comme Softonic ou Clubic. Vous ne trouverez pas de fichier d'installation autonome disponible sans engagement préalable. L'accès au logiciel passe obligatoirement par Bodet Software, via une démonstration ou une proposition commerciale.

Deux modes de déploiement coexistent. Le premier est le mode SaaS (Software as a Service), où vous accédez à Kelio immédiatement depuis un navigateur web, sans rien installer en local. Le second est le mode "on premise", c'est-à-dire une installation sur vos propres serveurs. Dans ce cas, votre équipe informatique reçoit les fichiers d'installation directement depuis l'éditeur, après signature du contrat.

Pour obtenir les fichiers d'installation, la démarche est la suivante : contacter Bodet Software via le site officiel kelio.com, demander une démonstration ou un devis, puis après validation commerciale, votre interlocuteur vous fournit l'accès au portail client ou les fichiers nécessaires. Il n'existe pas de raccourci légitime à ce processus.

Prérequis système pour installer Kelio en local

Si votre entreprise opte pour une installation sur site, voici les prérequis techniques à respecter. Ces informations sont issues de la documentation officielle de Bodet Software et peuvent évoluer selon la version déployée.

Côté serveur, Kelio nécessite un contexte Windows Server 2016, 2019 ou 2022. La base de données repose sur Microsoft SQL Server (2016 minimum recommandé). Il faut prévoir au minimum 8 Go de RAM pour un usage courant, et idéalement 16 Go pour des volumes de données significatifs. L'espace disque varie selon le nombre d'utilisateurs et l'historique conservé, mais comptez au minimum 50 Go disponibles sur la partition dédiée.

Côté postes clients, n'importe quel navigateur moderne convient pour accéder à l'interface web : Chrome, Firefox, Edge. Aucun logiciel client lourd n'est à installer sur les postes utilisateurs dans la plupart des configurations actuelles. C'est un point positif pour les équipes IT qui gèrent un parc hétérogène.

Pour les terminaux de pointage physiques (badgeuses, lecteurs biométriques), Bodet propose sa propre gamme de matériel compatible. Ces équipements communiquent directement avec le serveur Kelio via le réseau local ou internet, selon la configuration choisie.

Étapes d'installation de Kelio sur site

Une fois les fichiers obtenus auprès de Bodet Software, l'installation suit un mécanisme structuré. Voici les grandes étapes, dans l'ordre logique.

Première étape : préparer le serveur. Installer Windows Server, configurer les rôles IIS (Internet Information Services) et déployer SQL Server. Cette phase est critique : une mauvaise configuration de la base de données causera des problèmes de performance difficiles à diagnostiquer ensuite.

Deuxième étape : lancer l'installateur fourni par Bodet. Celui-ci guide l'administrateur à travers la configuration de la connexion à la base de données, la définition du répertoire d'installation et le paramétrage du serveur web. Comptez entre 2 et 4 heures pour une installation propre sur un environnement bien préparé.

Troisième étape : activer la licence. Kelio fonctionne avec une clé de licence nominative liée à votre contrat. Sans activation, le logiciel ne démarre pas. Bodet Software fournit cette clé après validation du contrat et du paiement.

Quatrième étape : paramétrer l'environnement métier. C'est souvent la phase la plus longue : importer les données salariés, configurer les cycles horaires, les règles de gestion, les profils d'accès. Bodet présente des prestations d'accompagnement à l'implémentation, ce que je recommande vivement pour les premières installations.

Versions disponibles et mises à jour

Kelio évolue régulièrement, avec des mises à jour publiées plusieurs fois par an. En mode SaaS, les mises à jour sont transparentes et appliquées automatiquement par l'éditeur. En mode on premise, c'est votre équipe IT qui gère les montées de version, en téléchargeant les patchs depuis le portail client Bodet.

La version actuelle de Kelio intègre des fonctionnalités d'intelligence artificielle pour la prédiction des besoins en personnel et l'optimisation automatique des plannings. Ces modules, introduits progressivement depuis 2024, représentent un virage significatif pour l'outil. Pour les entreprises sous contrat de maintenance, l'accès à ces nouvelles versions est inclus.

Un conseil pratique : ne tardez pas à appliquer les mises à jour, surtout celles qui concernent la sécurité. Un logiciel RH contient des données personnelles sensibles couvertes par le RGPD. Une faille non corrigée peut coûter cher, pas uniquement en termes financiers.

Kelio gratuit : ce qu'il faut savoir sur les offres d'essai

Le terme "gratuit" mérite une clarification honnête. Kelio ne propose pas de version gratuite permanente, contrairement à certains outils RH comme Factorial en version freemium. En revanche, Bodet Software propose généralement des démonstrations gratuites et, selon les périodes commerciales, des accès d'essai limités dans le temps.

Pour 2026, les tarifs de Kelio démarrent autour de 4 euros par salarié et par mois pour les modules de base en mode SaaS, selon les informations disponibles. Les modules avancés (paie, recrutement, SIRH complet) font grimper la facture. Un devis personnalisé reste indispensable, car le prix final dépend du nombre d'utilisateurs, des modules choisis et du mode de déploiement.

Pour les très petites structures, franchement, regarder d'abord des alternatives comme Lucca ou PayFit a du sens. Ces outils proposent des offres plus accessibles financièrement pour moins de 50 salariés.

Alternatives à Kelio si la solution ne correspond pas à vos besoins

Plusieurs logiciels couvrent des besoins similaires et méritent d'être comparés sérieusement. Skello s'est imposé comme une référence pour la planification des équipes dans la restauration et le commerce. Son interface est réputée plus intuitive que Kelio, avec une prise en main rapide. Comptez environ 3 euros par utilisateur et par mois pour les offres d'entrée de gamme.

Timmi Absences, édité par Lucca, gère spécifiquement les congés et absences avec une efficacité reconnue. C'est une alternative pertinente si votre besoin principal porte sur ce volet, sans nécessiter toute la puissance d'une suite complète comme Kelio.

Pour les entreprises qui migrent depuis Kelio, l'enjeu principal est l'export des données historiques : compteurs de congés, historiques de badgeage, données de paie. Bodet Software peut fournir des exports au format CSV ou XML. Vérifiez en amont que la solution cible peut importer ces formats, ou anticipez une phase de reprise manuelle des données.

Sage HR et HR Access (groupe Sopra HR Software) représentent des alternatives sérieuses pour les grandes entreprises cherchant à quitter Kelio tout en conservant un niveau de fonctionnalité équivalent, spécialement sur la partie paie.

Maximiser l'usage de Kelio après l'installation

Télécharger et installer Kelio ne représente que le début du chemin. La vraie valeur du logiciel se libère dans la configuration métier, pas dans la technique pure. Trop d'entreprises sous-exploitent leur outil RH parce qu'elles ont négligé la phase de paramétrage initial.

Bodet Software propose une académie de formation en ligne, Kelio Academy, accessible aux clients sous contrat. Les modules couvrent l'ensemble des fonctionnalités, du paramétrage des cycles horaires à la génération des états de paie. Investir dans cette formation dès le démarrage évite des mois de tâtonnements.

Un point souvent négligé : configurer finement les droits d'accès et les profils utilisateurs. Dans un logiciel qui gère des données sensibles (salaires, absences médicales, évaluations), chaque collaborateur ne doit voir que ce dont il a besoin. C'est une obligation légale au regard du RGPD, mais aussi une bonne pratique organisationnelle qui protège l'entreprise en cas de litige interne.